RI理事會：
A.制定「國際青少年交換計劃指導方針」 （Guidelines for the Rotary International Youth Exchange Program）協助扶輪社及地區執行青少年交換活動，所有扶輪社及地區應採用並遵守該方針。
B.理事會鼓勵扶輪社及地區在進行青少年交換活動之前，就責任問題請教法律顧問，包括投保責任險。
RI秘書處：
支援參與青少年交換的全部社員，提供青少年交換資源與材料，如：青少年交換手冊、各地區青少年交換主委名單、交換學生指南
地區級結構（The District Structure）
A.地區總監（The District Governor ）：地區級的青少年交換計劃由地區總監來督導。總監必須熟悉由國際扶輪理事會建立的青少年交換計劃指導原則，並負責保證青少年交換的活動符合理事會的政策。總監並負責指派地區的青少年交換計劃的委員及主委。總監應挑選在扶輪各社及地區內對交換青少年有經驗的人為主委。總監應規範使主委的任期不超過連續三年。總監應與主委保持密切聯繫，以了解地區內所有的青少年交換計劃。偶然有一些問題發生的時後，總監應與其他總監協調聯絡來協助扶輪社或地區主委。
B.總監當選人（The District Governor Elected）：RI理事會鼓勵總監當選人利用他們被提名至就職之間那段時間，儘可能去瞭解地區青少年交換計劃，以及負責管理該計劃的人資格與技巧。
C.地區委員會及地區主委（The District Committee & District Chairperson）：地區委員會由地區總監直接督導。委員會的規模大小取決於該地區的需要。地區委員會主委負責該地區內全部的青少年交換計劃的活動。委員會另設副主委以協助主委的任務，並在將來接任主委的職位。
D.財務（Treasure）：編列預算，建立財務帳冊。
E.派遣協調人（Outbound Coordinator）：與國外地區建立聯繫；安排學生接待國與接待地區；協調出國學生的甄選、說明及旅行計劃。
F.接待協調人（Inbound Coordinator）：負責國外地區扶輪社的聯絡；協辦地區內就讀的外國學生的旅行及簽證；協辦國外學生到達後的介紹說明；幫助扶輪社評選，及為接待家庭講解說明。
G.其他保險協調人（Insurance Coordinator），旅行協調人（Travel Coordinator）及公共關係協調人（Public Relations Coordinator）。
扶輪社結構（The Club Structure）
扶輪社委員會（The Club Committee）：
扶輪社主委與委員會是負責學生與地區委員會之間的聯絡。扶輪社委員會結構與地區及委員會相似，其規模大小則依社的大小與社對交換計劃的涉入程度而定。除主委外，建議指派下列委員：
A.扶輪社派遣協調人（Outbound Club Coordinator）：對社區內學生推廣交換計劃、分發申請書、協調、甄選社級的學生，並與地區派遣協調人保持聯繫。
B.扶輪社接待協調人（Inbound Club Coordinator）：在學生到達以前要先與學生保持聯繫，並負責有人在機場、火車站接待學生，做扶輪社與學生的學校之間的聯絡（長期交換），安排給每一個學生一個扶輪社社員擔任輔導員（Rotarian Counselor），並與地區接待協調人保持聯絡。另外安排長期交換學生的每月零用金的發放。
C.接待家庭協調人（Host Family Coordinator）：協調接待家庭的甄選指導工作，並與這些家庭在此段時間全程保持聯絡。
D.扶輪社的輔導員（顧問）（Club Counselor）：扶輪社顧問是交換學生與扶輪社、接待家庭、學校與一般社區之間的聯絡人，他是學生最主要接觸的扶輪社社員，切記，扶輪社顧問切勿為接待家庭之成員。
接待家庭（Host Family）：
A.提供交換學生飲食及住宿。
B.如交換學生的父母一樣，提供長者的管教之責。
C.交換期間，告訴交換學生有關家庭、學校及社區的一般認識。
D.假如交換學生遭遇任何困難時通知扶輪輔導員（如生病、對接待家庭或學校適應困難、或嚴重的思鄉病）。
父母（Parents）：
A.以書面同意全部計劃的規定。
B.提供到接待社區的來回交通。
C.提供交換學生適當的衣著。
D.提供交換學生需用及緊急用款。
E.提供接待扶輪社及地區認可的健康及意外保險。
F.安排如護照及簽證等的旅行證件。
交換學生（Exchange Students）：
A.以書面同意遵守所有的計劃內規定。
B.同意接受地區、社及家庭的指導。
C.接受在扶輪社及其他社團中，在交換期間或之後的演講安排。
D.同意與派遣地區及社通訊聯繫。
E.回家時遵照接待扶輪社、地區及家長所同意的時間及路線。
多地區結構（The Multidistrict Structure）：
RI理事會並不反對如此的合作，但是除非先獲得地區3分之2以上的扶輪社贊成參加如此聯合活動或計劃，並且事先由各相關地區之總監獲得RI理事會的授權辦理參加此項活動或計劃！任何活動或計劃不得以聯合活動或計劃形式辦理。地區總監應該確認沒有個人的經濟利益是從青少年交換活動中取得，並要有適當風險管理的衡量。